Recherche Assistant.e de Direction du Pole DELTA (H/F)
Référence de l’annonce : assdir-140922
Notre groupement
Le Samusocial de Paris lutte quotidiennement contre l’exclusion des personnes et des familles qui sont sans domicile fixe et leur vient en aide, en évaluant leur situation, puis en leur proposant un hébergement temporaire, des soins, un accompagnement ou une orientation vers un dispositif d’aide adapté à leur situation. Ce Groupement d’Intérêt Public porte le Service Intégré d’Accueil et d’Orientation (SIAO) et le numéro d’appel 115 de Paris, des centres d’hébergement sociaux et de soins, des maraudes de nuit et de jour et des équipes d’accompagnement social, et la réservation hôtelière pour les familles sans domicile. Le Samusocial de Paris participe régulièrement au débat public relatif à la lutte contre l’exclusion, afin de rendre visible les personnes qu’il accompagne, et que leurs besoins soient mieux pris en compte par les politiques publiques..
L’environnement
DELTA, pôle opérationnel du Samusocial de Paris, est en charge de la gestion des nuitées hôtelières pour plus de 10 organismes sociaux (SIAO franciliens, CAFDA, CAVSP) en Ile-de-France. Fonctionnant 7j/7 et 24h/24 DELTA gère plus de 55 000 hébergements hôteliers pour un budget de plus de 400 millions d’euros. En s’appuyant sur le professionnalisme de près de 120 collaborateurs, DELTA, assure ainsi des missions de prospection, achat et réservation des nuitées hôtelières ainsi que le contrôle et l’amélioration des conditions d’hébergement.
La mission
Vous assistez l'ensemble de l'équipe de direction dans la gestion de leur planification et des tâches administratives
Le poste
• Vous réceptionnez, traitez et orientez les appels téléphoniques et consignez les messages
• Vous réceptionnez, triez et réattribuez les courriers
• Vous assurez la prise de rendez-vous et la tenue des agendas de la Direction PHRH
• Vous constituez et suivez le répertoire de contacts partenariaux
• Vous alimentez et suivez les différents tableaux de bord liés à votre activité
• Vous aidez à construire, mettre en forme et mettre à jour les documents de pilotage du pôle
• Vous participez, si besoin, aux différentes rencontres de la Direction ou les Responsables du pôle
• Vous rédigez les compte-rendu des différentes réunions partenariales auxquelles vous participez
• Vous rassemblez les pièces nécessaires aux réunions
• Vous assurez l’organisation matérielle des réunions internes et externes, en cas de besoin
• Vous traitez et mettez en forme les documents, rapports, courriers (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
• Vous suivez l’activité et mettez à jour les calendriers des encadrants à ce titre
• Vous assurez le classement et l’archivage des dossiers
• Vous ordonnancez et coordonnez les différentes réponses à apporter aux sollicitations externes
• Vous assurez une veille sur les différents reportings envoyés
Le profil recherché
Qualifications du profil recherché
Bac +2 filière administrative minimum
Expérience requise pour le profil
Expérience en secrétariat de direction d’au moins 5 ans
Compétences / Savoir-faire / Savoir-être
• Respecter la confidentialité des informations traitées
• Etre organisé, rigoureux, méthodique et savoir gérer son temps
• Savoir travailler en équipe et en réseau
• Savoir travailler dans l’urgence et gérer son stress
• Maîtriser l’outil informatique et les logiciels du pack office (Word, Excel, PowerPoint)
• Avoir de bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles (bonne maîtrise de l’orthographe)
• Etre autonome dans les tâches qui lui sont attribuées et prendre des initiatives adaptées aux situations
• Savoir faire preuve de diplomatie
• Maîtriser la technique de sténographie pourra constituer un atout supplémentaire.
Les conditions du poste
Nombre de postes : Nous avons 1 poste à pourvoir.
Date de prise de poste envisagée : dès que possible
Type de contrat proposé : En tant que Groupement d'Intérêt Public (GIP), nous pouvons proposer les types de contrats suivants :
- Une mise à disposition ou un détachement pourra être organisé pour un fonctionnaire.
Contrat à durée déterminée de 4 mois dans le cadre d'un accroissement temporaire d'activité.
Statut du poste : Employée
Temps de travail et horaires :
Temps plein 37,5 heures semaine avec acquisition de 15 RTT par an.
Rémunération et avantages :
Votre rémunération sera à partir de 2102 € bruts mensuels. Une reprise partielle de votre expérience sera étudiée.
Vous bénéficierez également :
- d'avantages en nature pour vos repas ou d'une indemnité pour vos repas,
- d'une mutuelle attractive
- d’une prise en charge de votre titre de transport à hauteur de 50%.
Lieu du poste et déplacements : Votre lieu d’activité sera le site
- Grandcoing (15 Rue Maurice Grandcoing, 94200 IVRY-SUR-SEINE) et Berlir (15 rue JeanBaptiste Berlier, Paris13 à partir d'avril 2023)